早速、ミーティングのやり方をカイゼンしました

先のエントリ、「北海道・シーオー・ジェイピーさんの社内ミーティングに参加」でも書きましたが、早速触発されて、自社の全体ミーティングのやり方を変更する事にしました。

弊社では、毎週木曜の午後から、全体会議というのを行っています。内容は、個々人の業務内容をざっくりと説明して貰い、「私は今こんな事をやっています」という事を全体で共有するのと、その場でおのおのが確認、共有しておきたい個々の話について適時質問、深掘りする、というものです。

司会が次の司会を指名する、という形にしています。遠隔からの参加者もいるのですが、会議のお膳立て（マイク、プロジェクタ、PCの設置、進行で使う個々人のを集めた全体議事録）は経営企画の女性が行っています。

いろいろと試行錯誤中で、とりあえず今の形に収まっているのですが、実は最近少し違和感を感じていました。というのは、現状のやり方では、司会者が考えて進める、というよりは、機器もメンツの集合も全てお膳立てされた状態で、「はい、ではまず田中さんお願いします」「はい、ありがとうございました、皆さん何かありますか」「はい、じゃあ、次○○さんどうぞ」と単に機械的に言ってるだけ、になってしまっているからです。

元々司会を指名制にしたのは、司会を担当して貰う事によって、任される、という事の意味を肌で理解して貰う、という教育的効果も考えた趣旨であったのですが（当初は全て私が取り仕切ってました）、これはどうもまた改善しないといけないよね・・・と思っていました。が、私の脳が揮発性メモリ搭載なので、スルーしていました。

そこで先日参加させていただ北海道・シーオー・ジェイピーさんのミーティングの様子を見て、ああ、そうだった、もっと真剣に取り組まなくてはならない・・・と、改めて思い直した、という訳です。今後は「司会に丸投げ」で、各人の参加の確認や、議事録のとりまとめ、機器の設置、各種アナウンス、何もかも司会に担当してもらう事にしました。つまりうまく会議が進むかどうかは、全て担当者の腕次第、ですね。早速本日全体会議がありますので、しばらくこの様な形で進めてみたい、と思っています。楽しみです。