Web制作において定例ミーティングは必ずやった方が良いのか?

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Web制作において定例ミーティングは必ずやった方が良いのか? Web制作事例・舞台裏

Web制作において、一人親方で制作出来る、名刺の様な規模のホームページであれば、誰とも調整は特に必要ありませんので、対話の相手はお客様だけです。サクッと進めることが出来て面倒がありません。

しかし、ちょっと大きなWebサイト(ホームページ)制作になると、営業、プロデューサー、プロジェクトマネージャー(のような)ディレクター、アシスタントディレクター、インフラエンジニア、アプリケーションプログラマ、フロントエンドエンジニア、デザイナ、カメラマン、ライターそしてそれら更に社内か社外か、オフィスに出社しているかサンクトペテルブルクに住んでいるのか、いろんな役割の人がいたりいなかったりでと、当然ですが調整業務は桁違いに増えます。そうなると、相互にいかに連携して進めるかがWeb制作において大事になってきます。

特に初期、上流部の要件定義から設計の段階では、特に各人との意思疎通、段取りが大事になってきますので、打ち合わせが極めて重要になってきます。打ち合わせの無いWeb制作は水分の無いコーヒーと同じです(なんかわかりくいですね)。

この時、仕切り系立ち位置である多くのプロマネ、もしくはディレクターがすぐに考えるのは、「定例ミーティング、どうしようかな」という事です。そこで一応20年以上この業界の隅っこで雑草食べながら生きながらえてきたこの古老(?)が、実体験に基づいてメリットデメリットをご説明したいと思います。

Web制作における定例ミーティングのメリットデメリット

定例ミーティングの良くあるのは、週1程度で行うパターンです。しかも週頭、月曜に実施するケースが多いように思いますが、月曜は何かとたてこむからと火曜に実施するケースも良くあります。実施するメリットは機械的に設定する事によって、いつやるかと考える手間がありません(以外とこれが面倒です)。またメンバー全員が定期的に時間を共有することが出来、ちょっとした何気ない一言、雑談からもプロジェクト進行に大事な情報を共有・拾うことが出来ます。更に情報の流通だけではなく、気持ちの流通も図ることが出来、相互の信頼関係を醸成する事が出来ます。これは結構侮れません。他方デメリットとしては、問題や課題が発生した時、場合によっては「あれ、これどうしょうかな、まあ来週定例あるから、そこで話せばいいか」と定例まで引っ張ってしまう、という事です。結果、実はそれが結構大きな問題である事に気づかず、後で問題になったり、プロジェクトの速度感を損ねがちです。

Web制作における適時ミーティングのメリットデメリット

他方、適時、つまり不定期にミーティングを実施する場合のメリットは適時、オンデマンドに実施すれば良いですので、速度感がある、という事です。会議まで待つという問題は起こりません。形式主義にとらわれること無く、実利的で効率的です。シンプルでわかりやすいメリットです。デメリットとしてはいつ行うのか、という事を常に意識しなければならないので、時々目先の作業に追われてしまい、ミーティングする事を忘れてしまうという事です。また適時やろう、となると、人が多いほどメンバー間の都合の調整も面倒なので、回数が減る傾向になりがちです。「ま、チャットで書けばいっか」とやっているうちに「言った」と「伝えた」の混同が起こり、プロジェクトが毛羽立ち気味になります。

定例ミーティングと適時ミーティング、どっちがいいのか?

一体、Web制作のプロジェクトにおいて、定例と適時、どちらがいいのでしょう?

答えは実は簡単です。

プロマネ又はディレクターが自分で判断しましょう、です。

プロマネ又はディレクター(以下面倒なのでディレクターで統一します)は、プロジェクトを「常に」俯瞰出来ていなければなりません。また、メンバー間で意思疎通の齟齬がないか、円滑に物事が進んでいるのか、という事を「常に」目配せしなければなりません。つまり、メンバー間の意思疎通が円滑では無い、情報共有がうまくいってない、自分が現場を把握し切れてない、と思ったらすぐやればいいのです。その時定例にするのか、適時にするのかはディレクターの判断、考え方で全く問題ありません。

大体定例か適時かという二次元の議論はそれほど私は意味を持たない、と思います。どちらの方法でも、ディレクターが「常に」状況を把握しコントロール出来るのであれば問題はありません。方法論にはいろんな選択肢があり、それぞれメリットデメリットがあります。

つまり、そもそも方法論が問題を解決するわけでは無く、問題を解決するのは貴方なのです。ミーティングという「道具」をどう使いこなすかという事が大事であって、道具自体の優劣を計測しても意味がありません。

毎回定例ミーティングをしても、準備がおろそかであれば、形骸化して意味をなしませんし、いくら効率的とは言え一ヶ月に一回だけというのも普段チャットやメールでやっていると言っても、意思疎通が希薄化しがちで問題が顕在化しやすくなります。自分が、今、チーム全体の進捗を把握出来ていない、メンバー感での意思疎通に問題がある、と思ったら、感じたら、すぐにミーティングを開かねばなりません。定例か適時かなどと考えている場合ではないです。自分の直感を大事にしてください。そして一人一人に敬意を持って接して下さい(自戒と反省を込めて)。

ということで、ディレクターの皆さん、頑張って下さい&頑張りましょう。そして終わった後、自分をしっかり褒めてあげて下さい。

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