進捗管理に日報はいらない?

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雑感

職種や業種を問わず、進捗管理や業務を把握する上で、デイリーに日報を書かせる会社は多いと思います。

弊社の場合もざっくり簡単に書かせていますが、それはあくまでもざっくり、という形で、朝の業務開始時に2,3分以内で書き終わる程度の、それはもうめっちゃ簡単な分量です。

良く日報を一生懸命書かせる会社がありますが、たいていの場合、熱心に日報を書いても、

1 そもそも上司はまともに読んでない

2 日報作成に時間がかかるほど、業務時間が減ってしまって本末転倒
>全員がきちんと状況を文章に落とせるかというと、小さい会社は必ずしもそうではありません。

3 そもそも日報を読んでも、よく状況が把握出来ない。
>都合の悪いことは書かないし、大事な事を読み取れない。

という問題があります。

では、これらの問題を解決させる上で一番良い方法は何でしょう。

それは日報は書かせない、あるいは超シンプルにしてしまい、毎日5分、担当者から直接ヒアリングをする、です。

これを毎日繰り返すだけで、管理者は劇的に状況を把握出来るようになります。

スタッフの側から見ると、日報を作る、管理コストを抑えて本業に集中出来るようになりますし、そもそも毎日聞かれますので、先送りやごまかしなどはすぐにばれてしまいます。

開発も営業も、職種を選ばすこれだけでかなり見通しが良くなります。

しかし、もし社員が30人いたら 30人 × 5min =150minで、3時間近く時間を取られる事になります。実際はもっと時間を取られるでしょう。10人だったとしても1時間、実際は倍近い手間がかかりますので、一日の何割かは必ずそこに時間を取られる事になります。

そうすると、マネジメント的には他のことをする余裕はなかなかなくなってしまう、という問題が出てきます。

ですが、マネジメントする人というのは、そもそもそれがお仕事です。

スタッフから毎日ヒアリングをし、最大限効率良くスタッフが働けるように気を配り、何か異常を見つけたらいち早く察知し、芽を摘み取る。

特に社員が10人を越えるようになると、それまでの明確な方法ではない、自然な目配せでは回らなくなり、このような意図的に集中して状況を把握するための「仕掛け」が重要になってきます。

とはいえ、社長、あるいはプレイングマネージャーは、小さな会社ほど兼業でやらざるを得ません。

なので、会社の規模に合わせて、少しずつ「仕事の割合」を意識的に変えていくことが重要です。そうやる事によって、ある日当然案件が炎上!そりゃもう大騒ぎさっ!祭りだ祭りだワッショイワッショイイイイ!というリスクを回避していけるようになります。

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